全心全意践鹭岛之约 奉献担当展厦法风采——2020年中国商法年会志愿者工作纪实

发布人: 周晓牧 | 发布时间: 2020-11-18 | 阅读数:

2020年10月31日至11月1日,“公司法重大修订与商事法治现代化”研讨会暨中国法学会商法学研究会2020年年会在厦门举行。本次年会由中国法学会商法学研究会主办,新萄京娱乐手机版承办。近500名专家学者、实务界代表齐聚鹭岛,共同探讨党的十九大提出的“深化商事制度改革”带来的商事法治命题。

自2019年10月份开始,新萄京娱乐手机版成立2020年商法年会筹备组,指导老师选拔15名核心成员作为中坚力量,组成会务组、接待组、财务组、资料组等工作小组,共同承担年会筹备任务。以这些同学为首,开始了年会筹备的漫漫长征路。虽然新萄京娱乐手机版具有丰富的办会经验,但具体到每位同学,很多人都是初次参与,要做好每一件事,都需要理解法理、考量细节、踏实践行。


一、长期筹备:一呼百应 勇担重任

2020年商法年会筹备组成立以来,本、硕、博同学积极响应新萄京娱乐手机版的号召,报名成为志愿者,报名人数超200名。2020年10月,最终根据疫情防控的需要,结合志愿者时间安排与岗位意愿,新萄京娱乐手机版从中选出49名志愿者协助承担本次年会筹备任务,明确岗位分工,开展准备工作。

为保障年会的顺利召开,新萄京娱乐手机版组织召开了多次会议,从服装要求、礼仪规范,到专人定岗,年会接待组提前就志愿者具体工作内容进行分配与安排。筹备组老师对此十分重视,每次大会均有指导老师出席,向志愿者介绍办会经验,突出办会重点,给志愿者带来满满安全感。

本次会议的宣传物料全部由会务组志愿者亲力亲为操刀设计,大到会议的背景板、会议手册、会议微站,小到会议的论文集、参会证、桌牌、接机牌、计时牌;其中,志愿者融合了厦门和厦大的元素在其中,得到了参会老师的一致好评。

 

二、事前筹备:齐心协力 只争朝夕

会议召开前夕,志愿者们各司其职,与晨光与星空为伴,不怕苦不怕累,连续几天奋斗到深夜,细抠每一个会议细节,有条不紊地开展最后的筹备与调试工作,目的只有一个,那就是要确保本届商法年会的顺利召开。

会议前半个月,接待组志愿者逐一联系500多位参会嘉宾,开始了复杂的行程信息收集工作,及时跟进参会嘉宾的行程变动,并根据嘉宾们的抵厦、离厦时间作出多版接送机、接送站用车派车方案,为接待好每一位参会嘉宾做好充分准备。

会务组志愿者承担了全会物资的整备工作。为了保障与会嘉宾有最好的参会体验,会务组决定采用“专人专证”的方式打印参会证。时间紧、任务重,志愿者们创新高效工作方式方法,是年会报到工作高效、顺畅开展的基础。最终的物资装袋,在疫情防控人员有限的不利条件下,志愿者们从白天战斗至黑夜,忘记了饥渴,忘记了疲惫,发挥革命乐观精神,齐心协力,终于完成了五百多份嘉宾材料的整备工作。

10月29日以来,与会嘉宾们陆续抵达鹭岛,接待组志愿者们分别在厦门站、厦门北站、高崎机场T3、T4航站楼接站接机。10月30日,志愿者们根据之前的任务安排,于上午7:30就早早达到各个接机接站点,做好各项准备,为与会嘉宾提供全面细致的服务,展现厦法学子的活力与热情。与此同时,为确保每一位与会嘉宾们都能够顺利到达酒店,志愿者纷纷发扬了无畏苦累的精神,直到凌晨1:30接到最后一位与会嘉宾才结束一天的接机接站工作。

10月30日,资料组与会务组志愿者承担会场布置任务,力求为会议提供整洁有序、轻松舒适的场地和氛围。桌牌逐一对号,桌椅排列整齐,资料摆放清晰,志愿者们不怕苦、不怕累,直到日期转到了会议当日,才披星戴月地回到宿舍。

由于酒店会场仅能提前一天测试整备设备和会场,而全部开会却有6个会场。10月30日,资料组核心成员承担了各会场的调试工作,ppt制作、收集与音频、视频设备测试,保障与会嘉宾的演讲效果,为会议的成功进行贡献自己的力量。“乌蒙磅礴走泥丸”,每个会场根据其场地位置、设施情况都有各自地情况,资料组志愿者顾不上吃饭,一心投入会场地整备,力求将完美的场地提供给与会嘉宾。


三、会议期间:高品质服务 全方位保障

财务组和会务组志愿者在前台接待嘉宾,会务费缴纳、材料领取、报销凭证登记,每个志愿者都对相关流程信息了然于胸,能够切实指引车马劳顿的与会嘉宾迅速完成手续、入住酒店。纵使前几天的一人多岗的高强度工作已经令他们十分疲惫,他们表现出来的亲切的高度专业更令人感动非凡。

接待组与会务组志愿者根据此前已确定好的岗位分配,提前就位,主动引导嘉宾前往各个会场。在酒店大堂到各个分会场的通道上,都能看到志愿者们活力满满的身影。

突发事件总可能存在,投影过热、嘉宾缺席、时间超过、话筒失灵等,资料组志愿者通过会前会中会后的多次耐心、细心、关心的提醒和排查,将此类的风险降低到最低。资料组志愿者坐镇各大会场,放映保障、音频保障、进程保障、机动保障各司其职,全方位保障会议顺利进行。

本次商法年会除了一天半会期中的主要活动外,学院也邀请学者在2020年10月29日晚、10月30日晚和11月1日下午于新萄京娱乐手机版举办了3场不同主题的旭丰民商法论坛和厦大信实论坛,每场论坛座无虚席,干货满满,志愿者主动、自发布置会场,准备茶歇,为论坛进行保驾护航。


四、结语:夙兴夜寐 无悔青春

重大会议的筹备往往伴随着大量的工作任务,任务的圆满完成,既需要宏观整体的把控,也需要耐心细致的践行。厦法志愿者在本次商法年会的筹备中切实达到了这一要求。大会闭幕式上,志愿者们向与会嘉宾致谢,这温暖而温馨的场面让与会嘉宾无不为之动容。

在大会筹办各阶段,各岗位志愿者们戮力同心,勇挑重担,在保障大会顺利召开的基础上,全力将负责的工作做到尽善尽美,为大会顺利召开作出了卓越贡献,向与会嘉宾展现厦法学子“自强不息,止于至善”的优秀风采,得到中国法学会商法研究会高度赞赏。

11月1日,“公司法重大修订与商事法治现代化”研讨会暨中国法学会商法学研究会2020年年会顺利闭幕,而办会中的经验与教训、开心与焦急、感动与泪水却留在每一位志愿者的心中。回望天空,一年的筹备、三天的战斗,终于有时间回望漫天繁星。经纬通达,商法有你,志愿者们用实际行动绘就了厦法学子的良好素养和蓬勃朝气。


文:蔡晨昕、曹旻、陈昊泽、陈慕杭、黄伟佳、

刘逸飞、马棋栋、翁文婕(按姓氏拼音顺序)

图:志愿者全体

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